L’attuale scenario dei pagamenti ha subito una trasformazione senza precedenti. La transizione accelerata verso il digitale ha reso l’uso delle carte di debito e di credito lo standard globale per ogni tipologia di acquisto. Tuttavia, questa crescita esponenziale dei volumi transazionali ha portato con sé una conseguenza inevitabile e sistematica: un costante e sensibile aumento del numero di dispute.
Per ogni organizzazione finanziaria, la gestione delle contestazioni rappresenta un momento estremamente delicato. La priorità assoluta dell’istituto è dare risposte rapide, trasmettere sicurezza e proteggere la fiducia costruita nel tempo con la clientela. Eppure, l’incremento costante dei flussi richiede un impegno operativo e un aggiornamento normativo continuo che rischiano di assorbire risorse interne preziose, allontanandole dalle attività strategiche.
Per affiancare le organizzazioni finanziarie in questa sfida quotidiana, il servizio di Back Office specializzato di Base Digitale interviene come un partner pronto a fare squadra direttamente con la struttura dell’istituto. Prendendo in carico l’intero workflow procedurale delle dispute in totale autonomia, permettiamo al team interno della banca di concentrarsi sul core business e sulla cura delle relazioni con i clienti.
Un’operatività end-to-end guidata da specialisti
Già partner dei principali player di mercato e del leader del settore, Base Digitale mette a disposizione un team altamente qualificato in grado di gestire volumi significativi e casistiche complesse, sia lato Issuing sia lato Acquiring. La forza del servizio risiede nella capacità di offrire un supporto personalizzato e scalabile, lavorando anche direttamente sui sistemi gestionali proprietari delle Banche per ottimizzare i tempi e migliorare la customer experience.
L’operatività copre l’intero ciclo di vita della contestazione.
Il servizio si apre con la presa in carico totale della disputa, dall’apertura iniziale fino alla sistemazione contabile e alla chiusura definitiva, incluse le comunicazioni formali al cliente. Ogni fase è supportata da un’analisi documentale rigorosa e accurata, con la gestione di eventuali richieste di integrazione per garantire che ogni valutazione sia sempre completa e inattaccabile.
La valutazione tecnica entra nel dettaglio dei circuiti e delle specifiche modalità di pagamento (come Chip&Pin o Contactless). Attraverso l’esame dei codici MCC è possibile identificare tempestivamente le frodi commerciali, così come vengono esaminati i criteri relativi ad anomalie su merci e servizi o, nei casi di contante non erogato, l’analisi dei giornali di fondo degli ATM.
Una volta definiti i presupposti, il back office governa con rapidità i flussi finanziari e la contabilizzazione inversa, attivando le azioni verso le controparti e i rimborsi personalizzati (in modalità SBF, definitiva o senza rimborso). Il servizio gestisce inoltre in totale conformità la messaggistica di Rejet proveniente dai circuiti, valutando se procedere al riaddebito o alla generazione di nuove richieste e offre un supporto specialistico per l’analisi retroattiva a fronte di richieste ispettive di Banca d’Italia, oltre alla corretta classificazione delle frodi nel pieno rispetto delle normative vigenti.
I vantaggi di una collaborazione sinergica
Affidarsi a un partner specializzato si traduce in tre benefici immediati per l’assetto organizzativo della Banca:
- Efficienza interna e ottimizzazione dei costi: il personale interno viene liberato dai task più ripetitivi e burocratici, potendo così valorizzare le proprie competenze su progetti a maggior valore.
- Precisione tecnica oltre i limiti della gestione manuale: il servizio supera le complessità dei processi tradizionali grazie alla capacità di distinguere e trattare con estrema precisione scientifica i casi di frode (violazioni di sicurezza) dalle dispute operative (disservizi commerciali o errori di esecuzione).
- Una Customer Experience solida e compliant: il titolare della carta si sente seguito passo dopo passo attraverso aggiornamenti chiari e puntuali. Questo supporto operativo costante non fa che valorizzare e confermare l’immagine di serietà, solidità e cura del cliente che la Banca esprime ogni giorno sul mercato.
In un settore in continua accelerazione, la scelta di un partner operativo strutturato diventa la leva ideale per supportare il successo operativo dell’istituto e governare con successo la costante evoluzione della monetica.
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FAQ
Gestisce l'intero ciclo di vita delle contestazioni sulle carte di pagamento, dall'apertura della pratica fino alla chiusura amministrativa e contabile.
La frode riguarda utilizzi non autorizzati o violazioni della sicurezza, mentre la disputa nasce generalmente da problemi commerciali, errori operativi o contestazioni sui servizi ricevuti.
L'outsourcing permette di ridurre il carico operativo interno, migliorare i tempi di gestione e garantire il rispetto delle normative e delle procedure dei circuiti di pagamento.
Sì, un servizio specializzato può gestire entrambe le aree operative, adattandosi ai processi dell'istituto finanziario.